Privacybeleid Scouting Mierlo-Hout
Scouting Mierlo-Hout verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren.
Privacystatement
In het privacystatement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Scouting Mierlo-Hout via ledenadministratiesysteem Scouts Online van Scouting Nederland. Het privacystatement is terug te vinden op www.scouting.nl/privacy.
Downloaden
Lidmaatschapsregistratie
De lidmaatschapsregistratie verloopt via www.scoutingmierlohout.nl. De gegevens worden via een webformulier in een beveiligde database op de webserver bewaard. De ledenadministratie (gegevensbeheerder) en webmasters hebben enkel inzicht in deze gegevens. Zodra het lidmaatschap effectief wordt, worden de gegevens geregistreerd in Scouts Online en wordt de informatie vanuit het webformulier op de webserver van de Jorisgroep verwijderd. Voor Scouts Online zie het privacystatement op www.scouting.nl/privacy.
Gezondheidsformulieren activiteiten en kampen
Scouting Mierlo-Hout hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Ook is het voor activiteiten die langer duren dan een reguliere opkomst, zoals een overnachting of kamp, noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid van het lid. Denk hierbij aan voedselallergieën of medicijngebruik. Voor deze gelegenheden wordt gebruikgemaakt van een gezondheidsformulier die 1x per jaar aan de start van het seizoen hard-copy dient te worden ingevuld en ingeleverd door de ouders/verzorgers. De ingeleverde formulieren worden zorgvuldig bewaard in een afgesloten ruimte en niet digitaal geregistreerd. De formulieren zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak als genoemd op het formulier. Het formulier wordt binnen 4 weken na afloop van het zomerkamp vernietigd.
Relevante gezondheidsinformatie opkomsten
In sommige situaties is het noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden op de hoogte is van bepaalde medische informatie of informatie met betrekking tot de gezondheidssituatie zoals allergieën of medicijngebruik. Scouting Mierlo-Hout mag deze ‘bijzondere persoonsgegevens’ niet registreren, maar wijst ouders/verzorgers bij lidmaatschapsregistratie op het belang van het verstrekken van deze informatie aan het leidingteam. Het verstrekken van de juiste informatie is de verantwoordelijkheid van de ouder/verzorger.
Contactlijsten
Iedere speltak heeft de beschikking over een fysieke lijst met namen, adresgegevens en telefoonnummers van leden en ouders. In geval van nood kan de begeleiding ouders van de jeugdleden zo bereiken. Deze contactlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak en worden in een afgesloten ruimte bewaard. De contactlijsten worden na afloop van een seizoen vernietigd.
Online media
Scouting Mierlo-Hout maakt gebruik van mailverkeer waarin relevante lidmaatschapsinformatie wordt gedeeld. Alle leden ontvangen deze berichten op het opgegeven e-mailadres bij lidmaatschapsregistratie.
Op www.scoutingmierlohout.nl worden cookies gebruikt voor het functioneren van de website en het meten van bezoekersstromen (analytics).
Beeldmateriaal
Scouting Mierlo-Hout maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van Scouting Mierlo-Hout en als herinnering. Bij lidmaatschapsregistratie wordt expliciet toestemming gevraagd voor het maken van beeldmateriaal van het betreffende jeugdlid. Toestemming is altijd in te trekken.
Communicatie
Het privacybeleid van Scouting Mierlo-Hout is terug te vinden via www.scoutingmierlohout.nl en op te vragen via het secretariaat via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. .
Datalekken
Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.. Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.
Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)
Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Scouting Mierlo-Hout binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via het secretariaat (Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.). Conform het privacybeleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.
Dit privacybeleid is vastgesteld door het groepsbestuur van Scouting Mierlo-Hout tijdens de vergadering van 15 mei 2018 en is per direct van kracht.